Hoe kies je een bureau uit?

Klanten vragen me vaak hoe ze een goed bureau kunnen vinden: een webbouwer, reclamebureau, videobureau, online marketing bureau, appbouwer, enz. Of vertellen me dat ze nog niet zoveel ervaring hebben met het kiezen van een bureau. Ik selecteer ieder jaar minstens tien bureaus voor klanten, en voor mijn eigen bedrijf. Heb in de afgelopen jaren met tientallen grote en kleine bureaus in de creatieve sector samengewerkt, ook aan klantzijde toen ik als marketing manager in loondienst was. Mijn methode om een bureau te kiezen is inmiddels redelijk uitgekristalliseerd en werkt goed voor mij en mijn klanten. Dit zijn de selectiecriteria die ik belangrijk vind:

Echt enthousiasme

Misschien wel het belangrijkste vind ik de vraag of het bureau echt enthousiast is. Daar zit zoveel achter. Als het bureau echt enthousiast is – dan bedoel ik dus niet het obligate enthousiasme dat een verkoper soms kan hebben – dan betekent dat meestal dat er een goede fit is tussen jou / jouw organisatie en het bureau. Dan heeft het bureau in de gaten dat ze jou echt goed kunnen helpen, dan is er een persoonlijke en zakelijke klik, en is er de wil om er alles aan te doen om er een groot succes van te maken.

Meedenken

Ik vind het ook erg belangrijk dat een bureau met je meedenkt en met je samenwerkt. Doen ze klakkeloos wat je vraagt, of stellen ze kritische vragen om te begrijpen wat de vraag achter jouw vraag is? De toegevoegde waarde van een goed bureau zit erin dat ze met een oplossing komen die nog beter is dan wat jij zelf hebt bedacht. Misschien wil je een video, maar is een animatie wel beter. Of kun je beter helemaal geen video inzetten maar een infographic gebruiken. Dat hangt af van je product/dienst, doelgroep, doelstelling, budget, enz. Een goed bureau verdiept zich in die vragen. Tenzij je gewoon handjes zoekt natuurlijk, dan heb je geen denker nodig en is een doener voldoende.

Samen optrekken

Met je samenwerken gaat nog een stap verder dan met je meedenken. Zeker in wat grotere projecten haal je veel meer uit een bureau als ze bereid zijn om met je samen te werken en samen op te trekken. Een presentatie geven welke mooie oplossing het bureau heeft bedacht is geen samenwerken, wat mij betreft. Voor mij is samenwerken dat het bureau je betrekt bij het wordingsproces en gebruikmaakt van jouw kennis en ideeën. Jij / jouw organisatie heeft immers de meeste kennis van het product, de markt, de doelgroep, enz. En onbewust heeft een organisatie vaak al inspirerende ideeën hoe dingen zouden kunnen worden opgelost. Het is aan het bureau om dat naar boven te halen.

Niet afhankelijk zijn

Als je geen tijd hebt om samen met het bureau op te trekken, dan vind je het misschien wel belangrijk dat je niet afhankelijk blijft van het bureau. Misschien wil je de Adwords campagne die ze voor je hebben opgezet op een gegeven moment liever zelf gaan beheren, in plaats van het maandelijks onderhoud te blijven uitbesteden. Stelt het bureau jou in staat om het traject op een gegeven moment zelfstandig over te nemen? Delen ze hun kennis? Geven ze trainingen? Sommige bureaus zijn er goed in om trajecten vooral níet in jouw organisatie te borgen; als ze weg zijn, stort het project als een plumpudding in elkaar.

Juiste kennis en ervaring

Natuurlijk is de kennis en ervaring van het bureau ook van groot belang. Als ze niet kunnen bewijzen dat ze verstand hebben van de materie, aan de hand van hun portfolio en referenties, dan is het een risicovolle keuze. Spreken ze de taal van jouw branche/sector? En spreken ze voor jou begrijpelijke taal in het algemeen? Een goed bureau weet wat er in jouw branche/sector speelt, kent jouw jargon, en kan de dingen duidelijk uitleggen. Gelieerd hieraan is de vraag of het bureau je ook bij toekomstige vragen kan helpen. Zijn ze nog steeds een geschikte partner als de website groter wordt? Of als je ook je online marketing wilt uitbesteden? Het aantal bureaus beperken en niet te vaak switchen tussen bureaus is over het algemeen de meest efficiënte en effectieve keuze.

Specialist of generalist

Ga je voor een specialistisch of generalistisch bureau? Van de specialist mag je verwachten dat hij de meeste kennis en ervaring heeft. En een scherpe prijs kan bieden omdat hij het productieproces heeft geoptimaliseerd. Let op het woordje ‘kan’: de specialist weet ook heel goed wat hij waard is en zal om die reden soms juist een hogere prijs vragen. Van de generalist mag je verwachten dat hij de beste oplossing voor je vraag adviseert, omdat hij niet afhankelijk is van zijn specialisme maar breed zal kijken. Een SEO bureau zal altijd zeggen dat SEO de beste oplossing is, terwijl je misschien in de eerste plaats een betere website of een verkooptraining nodig hebt. Bij een generalistisch bureau kun je daarnaast meerdere uitbestedingsvragen kwijt; een nieuwe vraag zullen ze aan de eerdere opdrachten verbinden. Omdat je al goed samenwerkt en het bureau je organisatie kent, zal het bureau alle energie richten op het ontwikkelen van een goede oplossing. Een oplossing die ook de eerder ontwikkelde oplossingen versterkt (synergievoordeel).

Klein of groot

Hoe groot moet het bureau zijn? Ik werk persoonlijk het liefste met een middelgroot bureau, omdat een klein bureau kwetsbaar is (continuïteit), en een groot bureau vaak bureaucratisch is en daardoor onvoldoende snel en flexibel en onnodig duur. Aan de andere kant zijn er goede grote bureaus die de beste vakmensen in dienst hebben, dat is zeker wat waard. En zijn er kleine bureaus die het altijd weten waar te maken, ook als ze het druk hebben of iemand ziek of op vakantie is. Voordeel van een klein bureau is dat ze gretig zijn. Over het algemeen kun je een klein bureau beter niet koppelen aan een grote opdrachtgever en andersom, gelet op de balans (machtsverhouding) en fit (verhouding prijs-kwaliteit-service). Tip: ook bij een groot bureau kun je in sommige situaties afhankelijk zijn van één persoon; dan gelden dezelfde nadelen als bij een klein bureau.

Zit je er aan vast?

Voordat ik eindig met het meest voor de hand liggende criterium – prijs – nog even deze vraag: zit je straks aan het bureau vast? Opdrachtgevers hebben het vaak niet in de gaten, maar als je niet oppast kun je bij de verkeerde keuze van een bureau al snel geen kant meer op. Bekend voorbeeld is de webbouwer die werkt met een zelf ontwikkeld CMS dat door geen enkele andere webbouwer wordt ondersteund. Dat betekent in de praktijk dat je alleen weg kunt bij deze webbouwer als je bereid bent om je website helemaal opnieuw te laten bouwen (een flinke desinvestering van je bestaande website). Hetzelfde geldt voor de contracten die bureaus aanbieden; is het onderhoudsabonnement gewoon maandelijks of slechts jaarlijks opzegbaar?

Marktconforme prijs en ROI

Tja, de prijs, die is lastig. Daar valt veel over te zeggen, maar ik hou het kort. Persoonlijk vind ik het belangrijk dat de kosten in verhouding staan tot de te verwachten baten (zoals meer leads) en/of kostenbesparingen (zoals het beperken van de hoeveelheid drukwerk). Er moet sprake zijn van een goede return on investment (ROI). Wat is de oplossing mij waard? En helpt het bureau mij om aan te tonen wat de investering straks oplevert (meting)? Daarnaast vind ik over het algemeen dat de prijs niet hoger mag zijn dan marktconform. Om vast te stellen of een prijs marktconform is kun je natuurlijk meerdere offertes aanvragen. Wat ook goed werkt is in je (LinkedIn) netwerk navraag doen wat een project ongeveer mag kosten. Vaak weten sommige van je relaties dat wel. Kwestie van even vragen, dat scheelt je een hoop tijd!

Ik hoop dat deze tips je helpen bij het kiezen van een goed bureau. Beter gezegd: een bureau dat goed is voor jou. Hulp nodig bij het zoeken van een bureau? Stuur een e-mail naar mehdi@getbright.nl.