Een privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens een organisatie verzamelt, waarom deze gegevens worden gebruikt en welke rechten mensen daarbij hebben.
Wanneer je persoonsgegevens verwerkt, verplicht de AVG je om mensen daar duidelijk over te informeren. Je moet bijvoorbeeld uitleggen wie verantwoordelijk is voor de verwerking, welke gegevens je gebruikt, voor welke doeleinden je dat doet, op welke grondslag dat gebeurt, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en hoe lang je ze bewaart. Ook moet je mensen informeren over hun privacyrechten. Deze informatieplicht staat onder andere in artikelen 12, 13 en 14 van de AVG.
Voor marketeers is een privacyverklaring belangrijk omdat persoonsgegevens op veel momenten worden verzameld. Denk aan contactformulieren, nieuwsbriefinschrijvingen, downloads, klantaccounts en andere marketingactiviteiten waarbij je gegevens van personen verwerkt.
Een privacyverklaring moet niet alleen juridisch kloppen, maar ook duidelijk en begrijpelijk zijn. De AVG bepaalt dat informatie over de verwerking van persoonsgegevens in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm moet worden gegeven, in duidelijke en eenvoudige taal.
Simpel gezegd: een privacyverklaring vertelt mensen welke persoonsgegevens je gebruikt, waarom je dat doet en welke keuzes en rechten zij daarbij hebben.
Voorbeeld: Iemand vult een contactformulier op je website in met zijn naam en e-mailadres. Via je privacyverklaring kan deze persoon lezen waarvoor je deze gegevens gebruikt, hoe lang je ze bewaart, met welke partijen je ze eventueel deelt en hoe hij gebruik kan maken van zijn privacyrechten.
Goed om te weten: de AVG gebruikt niet letterlijk de term privacyverklaring als verplicht document. Wel ben je verplicht om mensen de voorgeschreven informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens te geven. Een privacyverklaring is de gebruikelijke manier waarop organisaties aan een belangrijk deel van die informatieplicht voldoen.
