Een verwerkingsregister is een overzicht waarin een organisatie vastlegt welke persoonsgegevens zij verwerkt, waarom dat gebeurt en hoe met die gegevens wordt omgegaan.
De AVG noemt dit officieel een register van verwerkingsactiviteiten. In zo’n register leg je onder andere vast welke soorten persoonsgegevens je verwerkt, voor welke doelen, met wie je gegevens deelt, hoe lang je ze bewaart en welke beveiligingsmaatregelen relevant zijn. De regels hierover staan in artikel 30 van de AVG.
Voor marketeers is een verwerkingsregister belangrijk omdat veel marketingactiviteiten persoonsgegevens gebruiken. Denk aan nieuwsbriefinschrijvingen, contactformulieren, CRM-systemen, klantsegmentatie, evenementenregistraties en leadgeneratie.
Een verwerkingsregister helpt om overzicht te houden en om te kunnen aantonen dat je bewust met persoonsgegevens omgaat. Niet iedere kleine organisatie is automatisch in alle situaties verplicht om zo’n register bij te houden, maar de uitzondering in de AVG is beperkt. In de praktijk moeten veel organisaties daarom wel een verwerkingsregister hebben.
Simpel gezegd: een verwerkingsregister is de interne lijst waarop staat welke persoonsgegevens je gebruikt, waarvoor je ze gebruikt en wat ermee gebeurt.
Voorbeeld: Je organisatie verstuurt nieuwsbrieven. In het verwerkingsregister leg je bijvoorbeeld vast dat je namen en e-mailadressen verwerkt, met welk doel je dat doet, welke systemen je gebruikt, met welke partijen de gegevens worden gedeeld en hoe lang je de gegevens bewaart.
Goed om te weten: een verwerkingsregister is iets anders dan een privacyverklaring. Het verwerkingsregister is vooral een intern overzicht van je verwerkingen. Een privacyverklaring is bedoeld om mensen te informeren over wat je met hun persoonsgegevens doet.
