Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst waarin afspraken staan over het verwerken van persoonsgegevens door een verwerker namens een verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer een organisatie een andere partij inschakelt om namens haar persoonsgegevens te verwerken, moet die verwerking volgens de AVG worden vastgelegd in een overeenkomst of andere bindende rechtshandeling. Daarin staat onder andere welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel, hoe lang de verwerking duurt en welke verplichtingen beide partijen hebben. Dit staat in artikel 28 van de AVG.
Voor marketeers is dit bijvoorbeeld relevant wanneer je externe partijen inschakelt voor e-mailmarketing, hosting, CRM-software of andere diensten waarbij een leverancier persoonsgegevens namens jouw organisatie verwerkt.
In een verwerkersovereenkomst worden onder andere afspraken gemaakt over beveiliging, geheimhouding, het inschakelen van andere verwerkers, hulp bij privacyrechten en wat er met de persoonsgegevens gebeurt wanneer de dienstverlening stopt. De verwerker mag persoonsgegevens in principe alleen verwerken volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.
Simpel gezegd: laat je een andere partij persoonsgegevens voor jouw organisatie verwerken? Dan leg je vast wat die partij met de gegevens mag en moet doen.
Voorbeeld: Je gebruikt een e-mailmarketingplatform om nieuwsbrieven te versturen. Als dat platform persoonsgegevens namens jouw organisatie verwerkt en daarbij als verwerker optreedt, moeten de afspraken over die verwerking worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst of een andere juridisch bindende regeling die aan de eisen van artikel 28 AVG voldoet.
Goed om te weten: een verwerkersovereenkomst is niet automatisch nodig met iedere leverancier die persoonsgegevens ontvangt. De rol van de partij is bepalend. Is de andere partij zelf verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt zij zelfstandig waarom en hoe zij persoonsgegevens verwerkt? Dan is er mogelijk geen sprake van een verwerker en past een verwerkersovereenkomst niet bij die relatie.
